欲入境日本的外國人，需於日本駐外大使館/領事館（台灣為日本交流協會），取得符合日本在留期間的活動內容的簽證後，始得赴日。
事先於日本取得法務省入國管理局核發之「在留資格認定證明書」，再申請簽證，將較未取得而逕自申請，能更快取得簽證之核發。
本校國際交流服務辦公室可在接受接納留學生的老師或各學院系所業務承辦人的委託後，代理申請該認定證明書。
（例）來日目的為出席學會或研討會、家人短期探訪留學生或外籍研究員等。
※沒有在留資格認定證明書核發申請制度。
※即使在日本的停留天數很短，
若京都大學將支付薪資、超過必要開銷的高額生活費等時，均不能憑「短期滯在」簽證入境。
※不確定計畫聘請之外籍研究員所符合的在留資格時，請洽詢服務辦公室。
