国立大学法人京都大学国際交流サービスオフィス（以下、「国際交流サービスオフィス」という。）は、個人情報を含むプライバシー保護に関し、適用法令、GDPRを含め遵守して処理します。 国際交流サービスオフィスは、ウェブサイトならびにシステムの訪問者（以下、「訪問者」という。）の個人データを以下のとおり取扱います。 本プライバシーノーティスにおける「処理」とは、自動的な手段によるか否かを問わず、収集、記録、編集、構成、記録保存、修正若しくは変更、検索、参照、使用、送信による開示、配布、又は、それら以外に利用可能なものとすること、整列若しくは結合、制限、消去若しくは破壊のような、個人データ若しくは一群の個人データに実施される業務遂行又は一群の業務遂行を意味します。

１．国際交流サービスオフィスの詳細

２．個人データの処理の目的

国際交流サービスオフィスは、訪問者から取得する個人情報に関し、
以下の目的で個人データを処理します。

• 在留資格認定証明書交付代理申請
• 京都大学国際交流会館入居申請および入退去管理
• ウェブサイトの運営（訪問者からの問い合わせ対応等の連絡調整含む）
  Cookieについて、ウェブサイトのネットワーク管理、セキュリティおよびアクセシビリティの確保のため、またはアクセス解析を行うため
• 法令上処理が求められる場合

３．取得する個人データの種類

• 国際交流サービスオフィス業務システムを利用いただく場合などに、以下の個人データを訪問者から提供いただきます。
  • 氏名、性別、国籍、パスポート番号、所属先、肩書き等の人的情報
  • 連絡先情報（Eメールアドレス、電話番号、住所等）
  • 国際交流サービスオフィスへの質問、要望、依頼、回答等
• 国際交流サービスオフィスは、ウェブサイトの利便性向上のためにCookieを利用します。

４．個人データの処理の法的根拠

国際交流サービスオフィスは、原則として、訪問者の同意に基づいて、2.の目的のために3.のデータを処理します。国際交流サービスオフィスで行う処理が訪問者の同意に基づくものである場合、訪問者は、撤回前の同意に基づく処理の合法性に影響を与えることなく、その同意を撤回することができます。
国際交流サービスオフィスは、大学もしくは外部の機関による監査の対応、または大学が日本法上実施する必要がある取扱い等、国際交流サービスオフィスの正当な利益に基づいて訪問者のデータを取扱います。

５．個人データの共有と越境データ移転

国際交流サービスオフィスは、法令に基づきまたは業務上の必要性から個人データを、以下の第三者と共有、移転または再移転する場合があります。 また、訪問者から明示の同意を得て、EU経済領域外に所在する機関に移転または再移転することがあります。

• 国立大学法人京都大学（本部、日本）
• 法務省(出入国在留管理庁)、文部科学省、会計検査院その他の日本の公的機関（日本）
• アクセス解析ツールの提供機関－（本学は、アクセス解析ツールとして、「Google Analystics」及び「CountPerDay」を利用しています。詳細については、下記「６．Cookieに関して」及び（Cookie,アクセス解析に関する説明・同意ページ）を参照してください。）

６．Cookieに関して

Cookieとは、ユーザーがウェブサイトにアクセスしたときにブラウザに送信される小さなテキストデータです。 国際交流サービスオフィスは、ウェブサイトのネットワーク管理、セキュリティおよびアクセシビリティの確保ためにCookieを使用しています。ブラウザの設定を変更して無効にすることもできますが、ウェブサイトの機能に影響する場合がありますので予めご了承ください。 また、国際交流サービスオフィスは、訪問者の同意に基づき、ウェブサイトの利便性等向上のために、解析目的でCookieを使用することがあります。

７．訪問者の権利

訪問者には、個人データに関し、以下の権利があります。

• データにアクセスする権利
• データのコピーを依頼する権利
• 誤ったデータまたは不完全なデータの修正を要求する権利
• 目的に鑑みデータ処理の必要性がなくなった場合等にデータ処理を中止するよう要求する権利
• 合法的な利益のための処理に異議を申し立てる権利
• 個人データを消去するよう要求する権利
• データ処理を制限する権利
• 訪問者から提供された個人データを、別のデータコントローラに送信する目的を含め、指定した適切な形式で受け取る権利

上記の権利は絶対的なものではなく、国際交流サービスオフィスは例外が適用される場合は要求を拒否することができます。

上記の権利を行使したい場合、またはデータの処理方法に関する苦情がある場合は、まずは国際交流サービスオフィスにEメールでお問い合わせください。

８．監督機関への異議申立

訪問者は、国際交流サービスオフィスによる訪問者の個人データの処理について、不満がある場合や、GDPRに違反していると考えられる場合は、データ保護監督機関に異議を申し立てることができます。

９．安全管理措置

国際交流サービスオフィスは、個人データの保護に関して、訪問者の個人情報が機密情報として安全に扱われるよう、適切な安全管理措置を講じています。

１０． 個人データの保存期間

取得した個人データは、各利用目的を達成するまでの間、またはEU加盟国及び日本国の法令および大学の規則に基づいて保管する必要がある期間保管します。