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国際交流会館入居申請システム(教職員用)について

外国人研究者と留学生のための宿泊施設として、修学院本館・吉田国際交流会館・百万遍国際交流会館(留学生のみ)・岡崎国際交流会館・みささぎ分館(留学生のみ)・宇治分館・おうばく分館が設置されています。
各会館への入居申請は国際交流会館入居申請システムを通じて手続きしてください。

入居資格 入居資格

お申し込みの前に入居資格をご確認ください。(以下は変更される場合もあります)

研究者枠

教授・准教授・講師・助教、特定教授・特定准教授・特定講師・特定助教、外国人教員・講師・教師、非常勤講師等を除く京都大学で受入身分が付与される外国人研究者

【入居資格のある外国人研究者の例】

外国人共同研究者、招へい外国人学者、客員教授、客員准教授、特定研究員など
※技術補佐員・教務補佐員は、2021年4月以降の募集受付分より入居資格に追加。

留学生枠 新規入学生(Newcomer)であり、かつ来日して1年未満の外国人留学生
ご注意 以下の方は入居(応募)できません
  • 友人、婚約者、同伴者は入居できません。
  • 研究者として会館に入居し、入居中に受入身分が留学生に変わる場合は、留学生の身分になった後は、 引き続き入居することはできません。
  • 留学生として会館に入居し、入居中に受入身分が研究者に変わる場合は、研究者の身分になった後は、 引き続き入居することはできません。
  • 既にいずれかの会館に入居中または入居が決定している場合は応募できません。

入居申請 入居申請

オレンジ色の部分が、主に教職員の方々に行っていただく手続きです。

申し込み~結果通知
「入居申請システム」より情報を登録(事前登録)

申請は、まず研究者・留学生(以下、申請者)受入教員または受入部局担当者が、期日までに「入居申請システム」を通じ必要な情報を事前登録します。

申請者に希望登録用のメールを送信

国際交流サービスオフィス申請者に希望登録用のURLをメールにて送ります。

※事前登録時に「サービスオフィスから申請者への連絡を希望しない。担当の教職員が代わりに行う」を選択された場合は、ご申請された教職員が申請者に代わりメールを受け取ります。

申請者が期日までに希望を登録(希望登録)

申請者は、国際交流サービスオフィスから受け取ったURLより期日までに希望登録をします。

※事前登録時に「サービスオフィスから申請者への連絡を希望しない。担当の教職員が代わりに行う」を選択された場合は、ご申請された教職員が申請者に代わりメールを受け取ります。

選考

京都大学国際交流会館(留学生については外部提携宿舎も含む)の居室数には限りがあるため、申請者数が募集する居室数を上回る場合は、入居者は抽選により決定します。その結果、やむを得ず選外となる場合もありますのであらかじめご了承願います。

不適当な申込や申込内容の虚偽、その他会館の入居資格にあてはまらないと判断される申込は無効とします。また、当選後や入居後に判明した場合は入居許可を取り消します。

結果通知

結果通知日に、ご申請された受入教員または受入部局担当者に結果通知が送信されます。メールを受け取られた教職員は、本文に記載のURL(入居申請システム)より結果を確認します。

システムにて結果確認操作を行う(当選時のみ)

入居決定のご連絡を受けられた受入教員または受入部局担当者は、入居申請システムにて結果確認操作を行います(残念ながら「落選」の場合、操作は不要です。申請者にも同じ通知が送信されます)。

結果確認操作完了後、申請者に結果通知メールが送信される

※事前登録時に「サービスオフィスから申請者への連絡を希望しない。担当の教職員が代わりに行う」を選択された場合は、申請者宛のメールがご申請された教職員に送信されます。申請者には結果は送信されませんので、代わりに結果をお伝えいただくことになります。

システムにログインするには教職員ポータルのID(SPS-ID)とパスワードが必要です。
ID・パスワードが分からない場合は下記にご確認ください。

情報環境支援センター(内線:吉田16-5323)
Email:support@iimc.kyoto-u.ac.jp
結果通知~入居
入居スケジュールの登録

入居が決定した研究者・留学生(以下、「申請者」ではなく、入居予定者とする)は、結果通知メールに記載のURLより結果内容を確認し、期日(遅くとも入居の2週間前)までに入居スケジュールを入力します。

※事前登録時に「サービスオフィスから申請者への連絡を希望しない。担当の教職員が代わりに行う」を選択された場合は、ご申請された教職員が入居予定者に代わり入力します。

入居

入居予定者は、あらかじめ登録した入居日・時間に、入居が決定している宿舎まで直接お越しください。
入居する宿舎にて入居手続きを行い、鍵を受け取ります。)

【入居受付時間】
国際交流会館
百万遍・みささぎは留学生専用
修学院・吉田・みささぎ・宇治・おうばく 修学院
吉田
みささぎ
宇治
おうばく
百万遍・岡崎 百万遍
岡崎
平日 9:00 ~ 18:00 9:00 ~ 18:00
9:00 ~ 12:00 9:00 ~ 12:00
9:00 ~ 12:00 -
9:00 ~ 12:00 9:00 ~ 18:00
※12:00~13:00は昼休憩のため閉室
※年末年始(12/29~1/3)、京都大学創立記念日(6/18)および夏季一斉休業日(8月の第3月曜日~水曜日)は全会館事務室閉室
外部提携宿舎
留学生専用
さつき寮・みずき寮 さつき寮
みずき寮
きょうと留学生ハウス
平日 9:00 ~ 18:00 9:00 ~ 18:00
9:00 ~ 12:00 9:00 ~ 18:00
9:00 ~ 12:00 -
9:00 ~ 12:00 9:00 ~ 18:00

申し込みに関する注意事項 申し込みに関する注意事項

アイコン 募集時期

研究者
  • 入居開始希望月の4ヶ月前から受け付けます。
    例)9月から入居したい ➡ 5月受付分より申し込み可能(募集対象:6・7・8・9月に入居を開始する方)
  • 募集は原則、毎月行っています。
留学生
【定期募集】
前期(4月~8月)
入学者向け
1月募集
後期(10月~2月)
入学者向け
7月募集
【臨時募集】
臨時募集は、キャンセルが出るなどで空室が発生した場合に行います。
年2回の定期募集期外に短期間の入居希望者がいる場合は、臨時募集にご応募ください。

アイコン 入居期間

研究者
修学院本館
吉田国際交流会館
岡崎国際交流会館
1ヶ月以上、
1年以内
宇治
おうばく分館
2週間以上、
2年以内

宇治分館・おうばく分館の最長入居期間が1年以内から2年以内へ変更されました。
2021年1月以降の抽選へ応募し、2021年4月以降に宇治分館もしくはおうばく分館に入居される方が対象になります。
それより前に入居した方には適用されませんのでご留意ください。

留学生

入居期間は選考の上決定しますので、ご希望通りにならない場合もあります。
また、入居期間は延長できません。

国際交流
会館
修学院
吉田
百万遍
岡崎
みささぎ
1ヶ月以上、1年以内
宇治
おうばく分館
1ヶ月以上、2年以内
さつき寮・みずき寮 半年もしくは1年(最低3ヶ月以上)
きょうと留学生ハウス 半年もしくは1年(最低1ヶ月以上)

※2021年4月1日以降の入居より、宇治分館・おうばく分館の最長入居期間が1年から2年に変更されました。それより前に入居した方には適用されませんのでご留意ください。

アイコン 入居の開始時期

研究者

抽選の結果、入居が決定した場合は、当選した入居開始月中に入居手続きを行っていただくことになります。居室数に限りがあるため、入居予定月よりも前の月へのご応募はご遠慮ください。また、当選した入居開始月内に入居手続きができない場合はキャンセルとなります。

入居の開始時期の例
5月から入居可能な居室に応募し、当選した場合
5月末までに入居手続き
6月から入居可能な居室に応募し、当選した場合
6月末までに入居手続き
留学生

入居を許可された者は、入居許可期間の初日から1週間以内に指定された宿泊室に入居してください。

アイコン 早期退去

研究者・
留学生共通

(入居後)入居を許可された期間より早めに退去する場合は、入居者が入居先の会館事務室に退去日の2週間前までに退去届を提出してください。

アイコン 入居期間の延長

研究者

入居期間を延長したい場合は、申し出た時点で入居中(もしくは入居予定)の居室に引き続き空きがある場合のみ対応いたします。既に次の入居者が決定している場合は延長できません。

修学院
吉田
岡崎
通算1年まで
宇治
おうばく分館
通算2年まで
(2021年1月以降の抽選へ応募し、2021年4月以降に宇治分館もしくはおうばく分館に入居された方が対象。それより前に入居中もしくは入居が決定されている方は通算1年までとなります。)
留学生

入居期間は延長できません。

アイコン 子供の入居

研究者・
留学生共通
  • 入居時に3歳未満の子供は入居人数に含めません。3歳以上から人数に含めます。
  • 3歳未満の子供が寝具を必要とする場合は入室人員としてカウントしますので、宿泊料が必要になります。

アイコン 居室の種類と定員

定員
単身室

入居者本人のみ

夫婦室

本人と配偶者(子)と3歳未満の子供1名まで

家族室

各施設の料金表に記載の人数まで(入居時に3歳未満の子供は人数にカウントせず)

居室タイプ別
単身室
がある施設
夫婦室
がある施設
家族室
がある施設
研究者 修学院
吉田
岡崎
宇治
おうばく
修学院
吉田
宇治
修学院
宇治
留学生
国際交流会館
修学院
吉田
百万遍
岡崎
みささぎ
宇治
おうばく
外部
みずき
さつき寮
きょうと留学生ハウス
修学院
みささぎ
宇治
おうばく
修学院
おうばく

アイコン 居室の決定

研究者
  • 居室番号の指定は、国際交流サービスオフィスが行ないます。抽選で決定された居室タイプは、入居前・入居後にかかわらず変更できません。また別の会館への移動も認められません。
  • 単身者が夫婦室へ、あるいは夫婦が家族室へ入居を希望する場合、応募は可能ですが、それぞれ夫婦・家族滞在者が優先されます。
  • 単身者が夫婦室や家族室に入居する場合、複数人でのルームシェアは認められません。
  • 入居期間中に家族を呼び寄せる(同居する)もしくはその可能性が高い場合は、最初から夫婦室・家族室を申し込んでください。また、単身室入居者は、家族が一時的に来日する場合でも家族を同居させられません。
留学生
  • 選考で決定された居室タイプは、入居前・入居後にかかわらず変更できません。また、別の会館・外部提携宿舎への移動も認められません。
  • 単身者が夫婦室に応募することは可能ですが、夫婦・家族滞在者が優先されます。
  • 単身者が家族室に応募することはできません。
  • 単身者が夫婦室に割り当てられた場合、複数人でのルームシェアは認められません。
  • 入居期間中に家族を呼び寄せる(同居する)もしくはその可能性が高い場合は、最初から夫婦室・家族室を申し込んでください。また、単身室入居者は、家族が一時的に来日する場合でも家族を同居させられません。

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